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Für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 15.10.2025 (inklusive Schulungs- und Einarbeitungszeit) suchen wir Mitarbeitende als Projektassistenzen mit Schwerpunkt: Protokoll (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben gehört die Unterstützung des Pavillonmanagements, insbesondere der Protokollabteilung, bei projektbezogenen Aufgaben im Rahmen der Durchführung des Deutschen Pavillons.

Aufgabenprofil:

  • Koordination von VIP-Besuchen (Easy-Access, Führungen, VIP-Lounge)
  • Beantwortung von protokollarischen Anfragen
  • regelmäßige Abstimmung mit anderen Management-Bereichen (Pavillondirektion und Kommunikationsleitung, dem Expo-Veranstalter und den Protokollabteilungen anderer Teilnehmer)
  • Erstellung der Tagesdisposition (Übersicht wichtiger Termine, Besucher und Informationen) in enger Abstimmung mit den Abteilungsleitungen
  • allgemeine Assistenzaufgaben, Terminkoordination und -abstimmung sowie Erledigung von Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Japanisch
  • eigenständige Begleitung und Führung von Besucherdelegationen auf Deutsch, Englisch, Japanisch und gegebenenfalls in anderen Sprachen
  • Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung des Deutschen Nationentags

Voraussetzungen:

  • sehr gute Deutsch-, Englisch- und Japanischkenntnisse in Wort und Schrift
  • weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
  • erste Erfahrungen im protokollarischen Bereich und/oder in der VIP-Betreuung
  • sehr gute Ausdrucksweise und Kommunikationsfähigkeit
  • gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office/Office 365
  • Diskretion bei sensiblen Themen
  • ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Improvisationsgeschick
  • Fähigkeit zu eigenständigem und strukturiertem Arbeiten
  • Auslandserfahrung ist wünschenswert
  • sehr gute Ausdrucksweise und Kommunikationsfähigkeiten
  • Bereitschaft zum Dienst in Schichten, an Wochenenden und Feiertagen
  • Eine hohe Einsatzbereitschaft, serviceorientiertes Handeln sowie eine ausgeprägte Teamorientierung, setzen wir bei interessierten Bewerberinnen und Bewerbern voraus.

Der Deutsche Pavillon auf der Expo 2025 in Osaka, Kansai, Japan wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) präsentiert und von der Koelnmesse GmbH organisiert. Für Ihren Einsatz im Drei-Schichtsystem werden die Kosten für die An- und Abreise nach und von Osaka einmalig vom Arbeitsgeber getragen. Des Weiteren wird eine Unterkunft (WG-Zimmer) am Ort gestellt, sowie eine angemessene monatliche Vergütung gezahlt. 

Hinweis: Für diese Position werden ausschließlich Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt, die über den kompletten Zeitraum (Expo-Laufzeit inkl. Vorbereitungsphase) verfügbar sind und die Voraussetzungen zur Erlangung eines Arbeitsvisums erfüllen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellung durch den Deutschen Pavillon Expo 2025 Osaka in Japan und nicht durch die Koelnmesse GmbH oder das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) erfolgt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Motivationsschreiben und Lebenslauf, beides in deutscher Sprache, Zeugnisse) über die Bewerbungsplattform bis zum 30.04.2024! 

Wir bitten Sie, sich ausschließlich auf Ihre präferierte Stelle im Deutschen Pavillon zu bewerben.

Ansprechpartner

Yong Yu Leiterin Personalwesen Deutscher Pavillon Expo 2025 Osaka