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Für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 15.10.2025 (inklusive Schulungs- und Einarbeitungszeit) suchen wir Mitarbeitende in der stellvertretenden Leitung im Bereich Protokoll (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben gehört die Unterstützung des Pavillonmanagements, insbesondere des/der Protokollchefs/in, bei projektbezogenen Aufgaben im Rahmen der Durchführung des Deutschen Pavillons.

Aufgabenprofil:

  • Teamleitung der Protokollabteilung in enger Abstimmung mit dem/der Protokollchef/in
  • Schnittstelle zu Pavillondirektion, Kommunikationsabteilung, Chief Pavilion Guides sowie zum Expo-Veranstalter und anderen Teilnehmenden
  • Koordination, Organisation und Betreuung von VIP-Besuchen und Delegationen aus Deutschland, Japan und anderen Ländern aus Politik, Wirtschaft, Gesellschaft, Kultur,
    Sport etc.
  • Erstellung der Tagesdisposition (Übersicht wichtiger Termine, Gäste und Informationen) in enger Abstimmung mit den Abteilungsleitungen
  • eigenständige Begleitung und Führung von Gästedelegationen auf Deutsch bzw. Englisch, gegebenenfalls auch auf Japanisch und in anderen Sprachen
  • Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung des Deutschen Nationentags

Voraussetzungen:

  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Japanischkenntnisse wünschenswert, gute Japanischkenntnisse sind von Vorteil
  • weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
  • Erfahrung in der Mitarbeiterführung
  • Erfahrung im protokollarischen Bereich und in der VIP-Betreuung
  • sehr gute Ausdrucksweise und Kommunikationsfähigkeit
  • gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office/Office 365
  • Diskretion bei sensiblen Themen
  • diplomatisches Geschick
  • ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Improvisationsgeschick
  • Fähigkeit zu eigenständigem und strukturiertem Arbeiten
  • Auslandserfahrung ist wünschenswert
  • Bereitschaft zum Dienst in Schichten, an Wochenenden und Feiertagen
  • Eine hohe Einsatzbereitschaft, serviceorientiertes Handeln sowie eine ausgeprägte Teamorientierung setzen wir bei interessierten Bewerberinnen und Bewerbern voraus.

Der Deutsche Pavillon auf der Expo 2025 in Osaka, Kansai, Japan wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) präsentiert und von der Koelnmesse GmbH organisiert. Für Ihren Einsatz im Drei-Schichtsystem werden die Kosten für die An- und Abreise nach und von Osaka einmalig getragen. Des Weiteren wird eine Unterkunft (WG-Zimmer) am Ort gestellt sowie eine angemessene monatliche Vergütung gezahlt. 

Hinweis: Für diese Position werden ausschließlich Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt, die über den kompletten Zeitraum (Expo-Laufzeit inkl. Vorbereitungsphase) verfügbar sind und die Voraussetzungen zur Erlangung eines Arbeitsvisums erfüllen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellung für den Deutschen Pavillon Expo 2025 Osaka in Japan nicht durch die Koelnmesse GmbH oder das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) erfolgt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Motivationsschreiben und Lebenslauf, beides in deutscher Sprache, Zeugnisse) über die Bewerbungsplattform bis zum 30.04.2024! 

Wir bitten Sie, sich ausschließlich auf Ihre präferierte Stelle im Deutschen Pavillon zu bewerben.

Ansprechpartner

Yong Yu Leiterin Personalwesen Deutscher Pavillon Expo 2025 Osaka